tugas pemeriksaan akuntansi 2

Depok, 6 Mei 2015

No                   : 01/KAP/V/2015

Lampiran         : 4 eksemplar

Perihal             : Laporan Hasil Audit Sistem Manajemen Kualitas Mutu

Kepada

Yth, Direktur PT. XXX

Di Jakarta

          Kami telah melakukan audit atas Sistem Manajemen Kualitas Mutu pada PT. XXX tahun 2014/2015. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Sistem Manajemen Kualitas Mutu yang dilakukan oleh perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai mutu (kualitas), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Sistem Manajemen Kualitas Mutu ISO 9001:2001 yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan kualitas mutu produk dalam produksi yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.

          Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I               : Informasi Latar Belakang

Bab II              : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III             : Rekomendasi

Bab IV             : Ruang Lingkup Audit

          Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.

                                                                        Kantor Akuntan Publik

                                                                        Kiranda Sasmita dan Leonardo Gustav P

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT. XXX berlokasi di Jakarta, didirikan pada tahun 1977  atas gabungan dua perusahaan yaitu:

1.       PT. ZZZ ( Indonesia ) dan

2.       PT. YYY

          PT. XXX bergerak dibidang manufakturing. Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar. Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang cukup untuk mememenuhi kebutuhan dan permintaan pasar. Perusahaan menghasilkan beberapa jenis busi untuk kendaraan bermotor baik roda dua maupun roda empat.

          PT. XXX telah mampu memproduksi busi rata-rata 1.6 juta unit/bulan atau 20 juta unit/tahun. PT. XXX juga memproduksi komponen busi berupa "Metal Shell" sebanyak 2 juta unit/bulan atau 32.9 juta unit/tahun yang telah di ekspor ke pabrik-pabrik PT. XXX di kawasan Asean dan Taiwan, serta busi tipe Bantam yang digunakan mesin-mesin serbaguna ke Eropa dan Amerika. Disamping itu PT. XXX adalah market leader pasar busi di tanah air. Dengan sumber daya manusia yang profesional, PT. XXX terbukti mampu menghasilkan busi dan metal shell terbaik dan telah diekspor ke manca negara di kawasan Asia Pasifik.

Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut:

          Direktur Utama             : AAA

          Direktur Keuangan        : BBB

          Direktur Produksi          : CCC

          Direktur Marketing        : DDD

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1.       Menilai kinerja pada PT. XXX apakah sesuai dengan ISO 9001:2001.

2.       Menilai ekoniomisasi, efisiensi, dan efektivitas proses pengendalian mutu ISO 9001:2001.

3.       Memberikan berbagai saran dan perbaikan atas kelemahan dalam pendistribusian produk kepada agen.

BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi:

Sistem Manajemen Kualitas Mutu yang diterapkan oleh Perusahaan sudah berjalan dengan baik yang mengacu pada persyaratan ISO 9001:2001. Akan tetapi ada beberapa persyaratan yang tidak dilaksanakan oleh perusahaan, diantaranya :

1)      Klausul 4.2.1 bagian b. Manual ( buku panduan ) kualitas.

2)      Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan.

Kriteria:

1)        Buku panduan kualitas harus dimiliki karena dapat menjadi pedoman bagi karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan yang berfokus pada kepuasan pelanggan.

2)        Dalam segi desain dan pengembangan ya, seharusnya dilakukan inovasi dan perubahan agar setiap produk terjamin keaslian dan mutunya sehingga tidak mudah dipalsukan.

Penyebab:

1)      Belum adanya pedoman baku secara tertulis (buku panduan kualitas), dalam prosedur dan sistem manajemen kualitas mutu produk.

2)      Belum adanya desain dan pengembangan dalam produk ini sehingga produk tersebut mudah dipalsukan.

Akibat :

1)      Karyawan tidak mempunyai pengetahuan umum mengenai panduan dalam kualitas barang yang dijual.

2)      Banyak produk yang di palsukan dipasaran.

Pejabat yang bertanggung jawab :

Direktur Utama

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT
No.	Kondisi	Kriteria	Penyebab	Akibat
1.	Klausul 4.2.1 bagian b. Manual ( buku panduan ) kualitas.	Buku panduan kualitas harus dimiliki karena dapat menjadi pedoman bagi karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan yang berfokus pada kepuasan pelanggan.	Belum adanya pedoman baku secara tertulis (buku panduan kualitas), dalam prosedur dan sistem manajemen kualitas mutu produk.	Karyawan tidak mempunyai pengetahuan umum mengenai panduan dalam kualitas barang yang dijual.
2.	Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan.	Dalam segi desain dan pengembangan ya, seharusnya dilakukan inovasi dan perubahan agar setiap produk terjamin keaslian dan mutunya sehingga tidak mudah dipalsukan.	Belum adanya desain dan pengembangan dalam produk ini sehingga produk tersebut mudah dipalsukan.	Banyak produk yang di palsukan dipasaran.

BAB III

REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan yang terjadi pada PT. XXX, yaitu:

1.         Kelemahan yang terjadi pada proses pendistribusian produk kepada sejumlah agen di daerah yang sulit di jangkau.

2.         Kelemahan yang terjadi dengan banyaknya pemalsuan produk.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1.         Pembukaan perusahaan cabang di wilayah lain serta lebih meningkatkan jangkauan dalam pendistribusian.

2.         Memberi tanda-tanda khusus untuk menjamin keaslian produk, sehingga meminimalisir pemalsuan produk.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki pada pengembangan dan kelanjutan produksi.

BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah manajemen kualitas mutu PT. XXX untuk periode tahun 2014/2015. Audit kami mencakup penilaian atas manajemen pengendalian kualitas mutu.